In 5 Schritten zur digitalen Steuerkanzlei
Im folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen 5 Wege, wie Sie Ihre Steuerkanzlei digitalisieren können. Die Vorteile eine digitalisierten Kanzlei können Sie folgendem Beitrag entnehmen: Vorteile einer digitalen Kanzlei.
Kommen wir nun zum eigentlichen Thema, nämlich den genauen Möglichkeiten zur Digitalisierung Ihrer Kanzlei.
Schritte 1:
Der erste Schritt befasst sich hauptsächlich mit der Zielsetzung der Digitalisierung. Denn für den einen ist Ziel der Digitalisierung die minimierung der Papierlast, für andere ist es die Vereinfachung der Mandantenkommunikation und des Dokumentenaustausches und wieder für andere ist es es die Optimierung der Arbeitsprozesse der Mitarbeiter.
Wichtig zu beachten ist, dass die positiven Effekte einer Digitalisierung sich meist nur entfalten, wenn auch wirklich alle Bereiche digitalisiert werden.
Man sollte trotzdem Etappen basiert arbeiten und nicht mehrere Baustellen gleichzeitig eröffnen, denn dabei schleichen sich oft Fehler und Lücken ein.
Somit sollte der erste Schritt sein, sich für ein Prozess im Unternehmen zu entscheiden und die Digitalisierung in diesem Prozess planen und beginnen.
Schritt 2:
Nachdem die Zielsetzung erfolgt ist, kommt es zur konzeptionierung. Diese verläuft gewöhnlich in Form eines Digitalsierungsplans. Dieser ist für den Erflog der Maßnahmen von großer Wichtigkeit, denn er beschreibt die einzelnen Schritte und verhindert Fehler bei der Implementierung.
Schritt 3:
Ganz Wichtig, um überhaupt zu evaluieren ob die Maßnahmen erforderlich oder im Rahmen der Möglichkeit sind ist die Erstellung eines Business Case. Dabei wird der gewünschte Prozess einmal in seine Einzelteile zerlegt und in verschieden Systemen getestet, sodass zum Schluss das sinvollste Modell gewählt werden kann. Die niedergelegten Prozesse sollten in Zusammenarbeit zwischen internen und externen Mitarbeitern des Projekts erstellt werden, sodass wirklich alle Prozesse aufgenommen werden können. Sie kenne nämlich bestimmt den Begriff der Betriebsblindheit. Dieser Tritt in dieser Phase am zweit häufigsten auf. Am häufigsten ist er in der ersten Phase wieder zu finden. Denn viele sehen gar nicht die Nötigkeit der Digitalisierung obwohl Sie schon Jahrelang besteht. Sobald der Business Case durchlaufen wurde, kann das ausgewählte System in das jeweilige Unternehmen implementiert werden.
Schritt 4:
Somit wären wir schon bei Schritt 3, der Implementierung des Digitalisierungsvorhaben. Zur Digitalisierung gehört in den meisten Fällen Software und/oder Hardware die fachmännisch implementiert werden muss. Dabei sollte diese Arbeit auch tatsächlich von fachpersonal erledigt werden, da man sonst gefahr läuft irgendwann aufgrund von fehlerhafter Implementierung, Einrichtung etc. im Regen zu stehen. Wirklich nichts kann einen schlimmer Treffen als nicht oder nicht ordnungsgemäß funktionierende Technik. Denn stellen Sie sich mal vor, Sie haben sich dazu entscheiden die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Mandante zu digitalisieren. Sie wollen dadurch die Papierlast in Ihrem eigenen Büro minimieren und auch den Arbeitsaufwand des Mandanten reduzieren. Nach “erfolgreicher” Implementierung arbeiten Sie nun nach dem System…plötzlich…Monate später, kommt es durch eine fehlerhafte Implementierung zum Ausfall der Software…ALLE DOKUMENTE WEG…
Natürlich haben Sie eine Dokumentenbackup, dennoch verlieren Sie jetzt wertvolle Zeit und müssen sich erst einmal um das entstandene Problem kümmern.
Schritt 5:
Nun wo die Implementierung stattgefunden hat, ist es wichtig die Systeme auf Ihre Funktion zu testen. Der Hintergrund ist genau der gleiche wie in Schritt 3, denn nur so können Sie sichergehen, dass alle System Ordnungsgemäß funktionieren und Sie im Alltagstrubel nicht im Stich lassen.